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Nutzung von Kundendaten und Kundenunterlagen nach Beendigung des Agenturvertragsverhältnisses eines Versicherungsagenten

von RA Lutz Eggebrecht
Kanzlei Dr. Heinicke, Eggebrecht, Ossenforth & Kollegen

In der Praxis stellen Versicherungsagenten (nachstehend VA genannt) immer wieder die Frage, welche Unterlagen und Daten müssen bei Vertragsende zurückgegeben werden und welche Unterlagen und Daten darf man weiterhin gegebenenfalls auch für Konkurrenzunternehmen nutzen. Für die Beantwortung dieser Frage muss vorab unterschieden werden, ob es sich um Daten und Unterlagen handelt, die der VA von dem Versicherungsunternehmen (nachstehend VU genannt) erhalten hat oder ob es sich hierbei um persönliche Akquisedaten und Unterlagen handelt, die der VA von dem Kunden erhalten hat.

I. Daten und Unterlagen des bisherigen Versicherungsunternehmens

1. Herausgabe von Unterlagen

Die Unterlagen wie zum Beispiel Kundenlisten, Vertragsübersichten, Verkaufsmaterial, Werbeunterlagen, überlassene Korrespondenz, Abschriften von Versicherungsverträgen etc. und die EDV-Unterlagen wie zum Beispiel die überlassene Hard- und Software, die ein VA von dem VU zu Beginn oder während der Dauer des Versicherungsagenturvertrages erhält stehen in der Regel im Eigentum des VUs und sind deshalb grundsätzlich von dem VA bei Beendigung oder – sofern dies ausdrücklich vertraglich geregelt ist – auch bei Freistellung an das VU herauszugeben. Da die oben beschriebenen Unterlagen im Eigentum des VUs stehen kann die Verweigerung der Herausgabe dieser Unterlagen sowohl als Eigentumsverletzung strafrechtlich geahndet werden als auch den ansonsten erlaubten nachvertraglichen Wettbewerb einschränken.

a) EDV-Unterlagen

Mit Vertragsbeendigung oder mit Freistellung wird in der Regel von dem VU der EDV-Zugang auf den Zentralrechner oder die entsprechenden EDV-Systeme gekappt und die zur Verfügung gestellte Hard- und Software abgeholt. Dies erfolgt sehr häufig bereits mit Übergabe der Freistellungserklärung oder der Kündigung. Die Rückgabe der EDV-Unterlagen sollte aus Beweiszwecken in einem Protokoll festgehalten werden. In der Praxis gibt es weniger Probleme mit der Rückgabe der EDV-Unterlagen als mit der Tatsache, dass auf den zurückgegebenen Unterlagen auch persönliche Akquisedaten des VA gespeichert sind. Viele VU stellen ihren VA Systeme zur Verfügung in die auch persönliche Akquisedaten eingepflegt werden können. Dies ist in mehrfacher Hinsicht problematisch. Zum Einen gibt der Versicherungskunde in der Regel diese persönlichen Akquisedaten nur dem VA seines Vertrauens und stimmt nicht der Weitergabe an Dritte zu. Die Weitergabe dieser Daten an Dritte verstößt somit gegen das Datenschutzgesetz.

Zum Anderen ist gerade bei Vertragsbeendigung die Trennung der persönlichen Akquisedaten und der Daten des VUs häufig nicht oder nicht kurzfristig durchführbar. Sowie es dem VA nicht erlaubt ist, die konkreten Versicherungsdaten der bisherigen Versicherung zukünftig weiterzunutzen, ist es auch dem VU nicht erlaubt persönliche Akquisedaten des VA zu nutzen, da es sich auch hier um Geschäftsgeheimnisse des VA handelt und der Versicherungskunde einer Weitergabe seiner Daten und Unterlagen nicht zugestimmt hat.

Sofern die persönlichen Akquisedaten auf Datenträgern der Versicherung gespeichert sind, sollte darauf geachtet werden, dass bei Rückgabe der Hard- und Software diese Daten (gegebenenfalls mit den Daten des VUs) gelöscht werden oder das VU eine Unterlassungserklärung unterzeichnet, wonach diese Daten weder selbst noch durch Dritte zukünftig genutzt werden dürfen.

b) Unterlagen, die nicht herausgegeben werden müssen

Diejenigen Unterlagen, die zwar von dem VU stammen jedoch für den dauerhaften Verbleib bei der VA bestimmt sind, insbesondere der Agenturvertrag nebst Anlagen, Nachträgen oder Ergänzungen, die Unterlagen und der Schriftwechsel der Vertragsparteien über das Agenturvertragsverhältnis, die Abrechnungsunterlagen wie die Provisionsabrechnung ( §87c, Absatz 1, HGB) und der Buchauszug ( § 87c, Absatz 2, HGB) müssen von dem VA nicht herausgegeben werden. Diese Unterlagen sind für die eigene Buchführung bestimmt und sind notwendige Buchhaltungsunterlagen des VA.

c) Sonstige Unterlagen

Alle übrigen Unterlagen, die ein VA von einem VU erhält stehen im Eigentum der Versicherung und müssen grundsätzlich herausgegeben werden. Die Rückgabe dieser Unterlagen bereitet in der Praxis häufig Probleme, da diese Unterlagen von dem VU sehr oft nicht ausdrücklich herausverlangt werden. In den Agenturverträgen ist jedoch meist die Regelung enthalten, dass diese Unterlagen bei Vertragsbeendigung oder sogar bei Freistellung unaufgefordert zurückgegeben werden müssen. Es empfiehlt sich somit, dass der VA die Rückgabe dieser Unterlagen von sich aus auch ohne entsprechende Aufforderung des VUs dem bisherigen Vertragspartner ausdrücklich anbietet. Diese Unterlagen werden von den VU sehr häufig gar nicht benötigt und haben teilweise ein erhebliches Volumen, sodass von dem VU oftmals wenig Bereitschaft besteht diese Unterlagen auch tatsächlich zurückzunehmen. Es ist immer wieder festzustellen, dass Mitarbeiter der Versicherung vor Ort nicht bereit sind bereitgestellte Unterlagen die mehrere Kartons füllen auch tatsächlich abzuholen. Der VA sollte deshalb diese Unterlagen selbst bei der zuständigen Filialdirektion abgeben oder vereinbaren, dass diese Unterlagen von ihm selbst entsorgt werden können, wobei die Entsorgungen nach Möglichkeit durch Mitarbeiter durchgeführt werden sollen, die gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt auch als Zeugen für diese Entsorgung zur Verfügung stehen. Die Weigerung der Rücknahme der Unterlagen sollte ebenfalls protokolliert werden.

Sofern sich der VA nicht selbst um die Rückgabe der Unterlagen kümmert läuft er Gefahr, dass ihm bei dem grundsätzlich zulässigen nachvertraglichen Wettbewerb also bei einer zulässigen nachvertraglichen Abwerbetätigkeit das frühere VU unterstellt, dass diese nur aufgrund der zurückbehaltenen Unterlagen möglich und deshalb unlauter ist. Grundsätzlich besteht Wettbewerbsfreiheit (sofern kein schriftliches nachvertragliches Wettbewerbsverbot gemäß § 90a, HGB vereinbart ist, welches in Versicherungsagenturverträgen jedoch unüblich ist), sodass es jedem ausgeschiedenen VA auch erlaubt ist Abwerbung zu betreiben, wobei nach der neueren Rechtssprechung des Bundesgerichtshofes (BGH 07.04.2005 WRP 2005/874) auch ein zielgerichtetes und planmäßiges Abwerben und eine Kündigungshilfe im freien Wettbewerb grundsätzlich zulässig ist. Unzulässig ist der Wettbewerb nur, wenn er mit unlauteren Mitteln betrieben wird, wobei die Verwendung verbotswidrig zurückbehaltener Unterlagen ebenfalls als unlauter angesehen wird.

2. Nutzung der Versicherungsdaten

Geschützt sind jedoch keineswegs nur die Unterlagen, die man von dem VU erhalten hat, sondern auch die in den Unterlagen enthaltenen Daten. Die Kundendaten sind nach ständiger höchstrichterlicher Rechtsprechung als Geschäftsgeheimnis des VUs anzusehen und dürfen somit auch nicht aus vorhandenen Unterlagen für den Gebrauch nach Ende des Agenturvertragsverhältnisses kopiert, abgeschrieben oder verwendet werden (BGH 19.12.2002 Az.: 1ZR 119/00 LNR 2002/19681). Die Abschrift, Kopie oder Übertragung solcher Daten in andere Datensysteme für den nachvertraglichen Gebrauch stellt sich als Verstoß gegen den § 17 UWG dar und erfüllt somit einen Straftatbestand. Es empfiehlt sich deshalb dringend nach Vertragsbeendigung auch die Daten über die einzelnen Versicherungen, die man im Rahmen seiner Vermittlungstätigkeit für das VU oder von dem VU selbst erhalten hat, nicht für zukünftige Wettbewerbszwecke zu verwenden.

Dies gilt auch für die Daten aus den Unterlagen, die der VA nach Vertragsbeendigung rechtmäßig in seinem Besitz hat, wie die Provisionsabrechnung oder der Buchauszug. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Daten der Versicherung sind ebenfalls Geschäftsgeheimnisse, die der VA gemäß § 90 HGB vertraulich behandeln muss und nicht für Wettbewerbszwecke verwenden darf. Nach der Rechtsprechung ist es dem VA nur in den folgenden Ausnahmefällen erlaubt, Vertragsdaten auch nach Beendigung des Agenturvertrages auch zu Wettbewerbszwecken zu verwenden.

a) Kundennamen und -adressen, die in dem Gedächtnis geblieben sind

Auch wenn der Handelsvertreter grundsätzlich die im Eigentum des VU stehenden Unterlagen und Datenträger zurückgeben muss und er die als Geschäftsgeheimnis zu wertenden Daten verbotswidrig zurückbehaltener Unterlagen nachvertraglich nicht verwerten darf, steht es ihm grundsätzlich frei, mit dem VU, für das er bisher tätig geworden ist, nach Vertragsende Konkurrenz zu betreiben. Es gehört zum Wesen des freien Wettbewerbs in fremde Kundenbestände einzudringen und Kunden abzuwerben. Grundsätzlich hat im Wettbewerb niemand Anspruch auf Erhaltung seines Kundenstammes. Es ist somit zulässig Kunden zur ordnungsgemäßen Vertragsauflösung unter Beachtung der gesetzlichen/vertraglichen Kündigungsfristen zu veranlassen. Da kein VU Anspruch auf Erhaltung seines Kundenkreises hat, kann es einem VA somit nicht untersagt werden, die Namen und Adressen zu nutzen, die ihm aus seiner Tätigkeit für das bisherige VU in seinem Gedächtnis geblieben sind ( BGH, 28.01.1993, Az.: 1ZR 294/90, NJW 93/1786 folgende und BGH, 14.01.1999, Az.: 1ZR 2/97, NJW 99/1131). Gerade bei jahrelanger Betreuung von Versicherungskunden und des damit begründeten engen Vertrauensverhältnisses zwischen Versicherungskunden und VA kennen die meisten VA den überwiegenden Teil ihrer Versicherungskunden persönlich und können auch ohne verbotswidrig zurückbehaltene Listen frühere Kunden aus dem Gedächtnis heraus ansprechen.

b) Kundennamen und –adressen von Versicherungsnehmern, zu denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht

Der Bundesgerichtshof hat weiterhin entschieden, dass die Kundenadressen von Kunden, zu denen nicht mehr ein dauerhafter geschäftlicher Kontakt des VUs besteht auch nicht mehr als Geschäftsgeheimnisse des VUs angesehen werden können und deshalb diese Adressen auch von dem ausgeschiedenen VA genutzt werden dürfen. Dem VA ist es somit auch gestattet sich die Anschriften solcher Kunden nutzbar zu machen, die nicht mehr in einem dauerhaften geschäftlichen Kontakt zum bisherigen VU stehen ( BGH, 28.01.1993, Az.: 1ZR 294/90, NJW93/1786 folgende und BGH, 14.01.1999, Az.: 1ZR 2/97, NJW99/1131).

c) Versicherungsdaten, die der Versicherungsagent nach Beendigung seines Agenturvertrages von den Kunden erhält

Für eine effektive Wettbewerbstätigkeit nach Vertragsbeendigung ist die verbotswidrige Zurückbehaltung von Kundenunterlagen des früheren VUs nicht notwendig. Da der VA in der Regel seine Kunden persönlich kennt, ist es ihm ohne Weiteres gestattet diese Kunden nach Vertragsbeendigung ( ohne Zurückbehaltung von Daten der früheren Versicherung) aufzusuchen, um das Konkurrenzprodukt vorzustellen. Dabei kann sich der VA auch die Daten der bestehenden Versicherungsvertragverhältnisse mit dem bisher von ihm vertretenen VU von dem Kunden aushändigen lassen. Gibt der Kunde dem VA nach Vertragsbeendigung des Agenturvertrages die entsprechenden Versicherungsunterlagen ( einschließlich eventueller Abschriften der Versicherungspolicen) heraus darf der VA diese Unterlagen rechtmäßig mit Zustimmung des Versicherungskunden besitzen und kann diese Unterlagen und Daten für die Abwerbetätigkeit nutzen.

II. Eigene Akquisedaten und Unterlagen des Versicherungsagenten

Der VA ist ein selbstständiger Unternehmer, der sein eigenes Unternehmen grundsätzlich selbst organisieren, planen und verwalten muss. Der einzige Geschäftswert eines Handelsvertreterunternehmers ist der zum Teil über Jahrzehnte aufgebaute Kundenkontakt. Dieser Kundenkontakt ist für die VU meist ausschlaggebend bei der Begründung eines neuen Agenturvertrages, da viele VU davon ausgehen, dass der bestehende Kundenkontakt des neu geworbenen VA für die Akquise des neuen VUs genutzt werden können und der VA somit zulässig Abwerbung betreibt. Der VA ist zwar verpflichtet, die Interessen des derzeit vertretenen VUs wahrzunehmen, sollte jedoch im eigenen Interesse auch darauf achten, neben der reinen Akquisetätigkeit für das VU auch Kundeninformationen zu sammeln, die für eine zukünftige Akquisetätigkeit gegebenenfalls auch zu einem späteren Zeitpunkt und für ein anderes VU wertvoll sein können.

1. Eigene Kundenerfassungs- und Kundenverwaltungsprogramme des Versicherungsagenten

Da der VA nicht nur Versicherungsgeschäfte mit dem Versicherungskunden vermittelt sondern diese Kunden auch zum Teil über viele Jahrzehnte persönlich betreut, entsteht in der Regel ein besonders enges Vertrauensverhältnis. Die Kunden sind somit häufig bereit, dem VA Daten und Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die für die zukünftige Tätigkeit des VA von Bedeutung sein können. Neben der Bekanntgabe einer nicht im öffentlichen Verzeichnis registrierten Handynummer kann es sich dabei auch um persönliche Daten wie zum Beispiel Zugehörigkeit zu Vereinen, Hobbys, familiäre Situationen, Zukunftspläne etc. handeln, die in keinem unmittelbaren Zusammenhang mit den bisher bereits vermittelten Versicherungen für das konkrete VU stehen. Weiterhin werden häufig Unterlagen (wie zum Beispiel Kopie des Führerscheins, Wohnungsunterlagen etc) übergeben. Diese persönlichen Akquisedaten darf der VA somit aufbewahren und speichern, um sie zukünftig nutzen zu können. Dabei empfiehlt es sich nicht, die von dem bisherigen VU zur Verfügung gestellten Informationserfassungssysteme zu benutzen, da es andernfalls erhebliche Probleme mit der Trennung der persönlichen Akquisedaten von den geschützten Daten des VUs bei der Rückgabe der Unterlagen geben kann.
Fraglich ist, welche Daten ein VA in seine private Kundenkartei übernehmen darf.

Wie oben bereits ausgeführt, sind die konkreten Daten der einzelnen Versicherungen, wie zum Beispiel Tarif, Laufzeit, Beitragshöhe etc Geschäftsgeheimnisse des VUs und dürfen somit nicht in die private Kundenkartei übernommen werden. Name und Anschrift des Versicherungsnehmers dürfen ebenfalls nicht aus den Daten oder Unterlagen, die das VU zur Verfügung gestellt hat übernommen werden. In die eigene Kundenkartei können jedoch Namen und Adressen derjenigen Kunden aufgenommen werden, die man persönlich kennt und die man persönlich vermittelt hat oder von denen man persönliche Akquisedaten erhalten hat. Um die persönlichen Akquisedaten eines Kunden sinnvoll speichern zu können ist naturgemäß die Angabe des Namens und der Adresse notwendig.

Namen und Adressen von Versicherungsnehmern, die dem VA von dem VU zum Beispiel mit Bestandsübertragung bekannt gegeben wurden, dürfen zumindest nicht sofort in das private Verzeichnis übernommen werden. Erst wenn sich aufgrund einer längeren, persönlichen Betreuung ein Vertrauensverhältnis herausgebildet hat und der Kunde einem VA geschützte, persönliche Akquisedaten übermittelt, kann dieser Kunde in das persönliche Verzeichnis aufgenommen werden.

Da die Rechtssprechung auch die Tatsache, dass sämtliche Kunden eines Verzeichnisses Kunden einer bestimmten Versicherung sind, bereits als Geschäftsgeheimnis gewertet hat, empfiehlt es sich, in das private Kundenverzeichnis nicht nur Kunden des bisherigen VUs, sondern auch potentielle zukünftige Kunden mit aufzunehmen, sodass die Gesamtheit der dort verzeichneten Personen keinen Rückschluss darauf zulässt, welcher der dort aufgeführten Kunden konkret Versicherungsnehmer des bisher vertretenen VUs ist. Aus diesem Grunde sollten in das private Verzeichnis nicht nur keinerlei Versicherungsdaten des vertretenen VUs aufgenommen werden, sondern auch nicht erwähnt werden, dass dieser Kunde Versicherungsnehmer des bisherigen vertretenen Unternehmens ist.

Zulässig ist allerdings die Aufnahme der Informationen über Versicherungen bei anderen, nicht vertretenen VU. Gerade diese Information kann für die zukünftige Akquisetätigkeit von erheblicher Bedeutung sein. Wenn der Kunde zum Beispiel mitteilt, dass er eine Sachversicherung bei einer anderen Versicherung mit einer gewissen Laufzeit hat, weiß der VA, dass er diesen Kunden rechtzeitig vor Ablauf dieser Laufzeit erneut ansprechen kann. Diese Informationen sind nicht nur während der Dauer eines Agenturvertragsverhältnisses wertvoll, sondern können von dem Handelsvertreter auch danach sinnvoll verwertet werden. Wenn der Versicherungskunde nach Beendigung des Agenturvertrages dem VA Informationen zu seinen Versicherungen erteilt, können diese nach Vertragsbeendigung erteilten Informationen auch ohne Weiteres rechtmäßig in das private Verzeichnis aufgenommen werden, da die Information vom Kunden und nicht von dem früheren VU stammt. Diese Daten dürfen dann auch ohne Weiteres für Abwerbezwecke genutzt werden.

Vor Aufnahme der Daten in das eigene Kundenerfassungsprogramm ist es jedoch erforderlich, die ausdrückliche Einwilligung des Kunden für die Speicherung dieser Daten einzuholen.

2. Dokumentationen

Gemäß § 61, Absatz I, Satz 2 , VVG ist der VA verpflichtet, die Kundengespräche und seine Beratung zu dokumentieren. Diese Dokumentationen, die der VA selbst erstellt, sind eigene Unterlagen, die er nicht von dem VU erhält. Die Originale dieser Dokumentationen verbleiben somit beim VA auch nach Beendigung des Agenturvertrages und werden von diesem benötigt, um eventuellen Schadensersatzansprüchen von des Kunden entgegentreten zu können. Die Ausgestaltung dieser Dokumentationen erfolgt derzeit noch sehr uneinheitlich, da es noch keine Rechtssprechung zum Inhalt und Umfang der Dokumentationen gibt. In den Dokumentationen sind jedoch in der Regel auch Einzelheiten und Daten der dann letztlich vermittelten Versicherungen enthalten. Die Dokumentationen enthalten somit Geschäftsgeheimnisse der VU, die für diese nach § 90 HGB auch geschützt sind. Die Dokumentation darf der VA auch nach Vertragsbeendigung rechtmäßig besitzen, es ist ihm jedoch verwehrt, die hierin enthaltenen Daten aus der Dokumentation für Abwerbezwecke zu verwenden.

Mitgeteilt von RA Lutz Eggebrecht Kanzlei Dr. Heinicke, Eggebrecht, Ossenforth & Kollegen