Kündigung des Agenturvertrages – was ist zu beachten?
Wenn der Vertreter das Vertragsverhältnis beenden will oder muss, sollte er je nach Kündigungsart folgendes beachten:
- Ordentliche Kündigung
Kommt in Betracht, wenn sich der Vertreter aus freien Stücken vom Unternehmen trennen möchte.
Zu beachten hat er hierbei die vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen. Sind keine vereinbart, gelten die gesetzlichen Fristen gemäß § 89 Abs. 1 HGB. Vertraglich können längere Kündigungsfristen vereinbart werden, allerdings darf die Frist für den Unternehmer nicht kürzer sein als die für den Vertreter (§ 89 Abs. 2 HGB). Vereinbarungen, nach denen der Vertrag nur zum Quartals-, Halbjahres- oder Jahresende gekündigt werden kann, sind wirksam und führen oftmals zu deutlich längeren Kündigungsfristen als im Gesetz vorgesehen.
Die Kündigung wird an die für Vertragssachen zuständige Abteilung adressiert, kann aber auch direkt an den vorgesetzten Organisationsleiter oder die Zentrale gesandt werden. Um den Zugang nachweisen zu können, sollte sie vorab per Telefax gesendet werden (Faxprotokoll ausdrucken und aufheben), als Mail und per Einschreiben – Rückschein oder Einwurfeinschreiben; ersteres, wenn sicher damit zu rechnen ist, dass das Schreiben auch entgegengenommen wird (z.B. bei Versand der Kündigung an die Zentrale), letzteres, wenn man damit nicht sicher rechnen kann. Dabei ist darauf zu achten, dass das Kündigungsschreiben rechtzeitig auf den Weg gebracht wird, da es zum maßgeblichen Kündigungszeitpunkt beim Adressaten angekommen sein muss. Postlaufzeiten sind also unbedingt zu berücksichtigen. Muss eine Kündigung z.B. zum 31.07. bei dem Unternehmen sein, sollte man sie vorsichtshalber bereits eine Woche vorher auf den Weg bringen.
Formuliert sollte die Kündigung wie folgt sein:
“Anrede, hiermit kündige ich meinen Vertretervertrag vom… ordentlich zum…, hilfsweise zum nächst möglichen Zeitpunkt.”
- Ordentliche Kündigung aus begründetem Anlass
Kommt in Betracht, wenn ein Verhalten des Unternehmers einen begründeten Anlass gegeben hatte, der aber noch nichts einen fristlosen Kündigungsgrund führt.
Hierunter fallen insbesondere Handlungen des Unternehmers, die an sich erlaubt sind, den Vertreter aber spürbar beeinträchtigen. Die Bandbreite der Möglichkeiten ist groß und es ist jeder Einzelfall genau zu prüfen. Als Beispiel sei genannt: Der Unternehmer schlüsselt ein Drittel der vom Vertreter betreuten Bestände ohne dessen Zustimmung auf andere Vertreterkollegen.
Hierbei ist es sinnvoll, dass der Vertreter vor Ausspruch der Kündigung den Unternehmer anschreibt und mitteilt, dass er mit dieser Vorgehensweise nicht einverstanden ist. In diesem Schreiben sollte er das beanstandete Unternehmerverhalten möglichst genau beschreiben und auch auf häufig schon zuvor erfolgte Gespräche und Schriftverkehr Bezug nehmen und eine Frist setzen, bis zu der sich der Unternehmer hinsichtlich einer Lösung äußern soll. Im Falle des genannten Beispiels wäre dies die Alternative, die Bestände bis dahin wieder zurück zu schlüsseln oder eine entsprechende laufende Kompensationzahlung anzubieten.
Hinsichtlich der Berechnung der Kündigungsfristen und des Versandes der Kündigung gilt das oben Gesagte.
Formuliert sollte die Kündigung wie folgt sein:
“Anrede, hiermit kündige ich meinen Vertretervertrag vom… ordentlich aus begründetem Anlass zum…, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.” Zu den Gründen verweise ich auf meine Schreiben vom… und mache hiermit meinen Handelsvertreterausgleichsanspruch gemäß § 89b Abs. 3 Nr. 1, 1. Alternative HGB geltend.
In besonderen Fällen kann der Vertrag auch unter Einhaltung einer abgekürzten Kündigungsfrist hiernach beendet werden. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der Unternehmer – berechtigt – einen im Zusammenhang mit dem Vertretervertrag stehenden anderen Vertrag (z.B. Mietvertrag über Agenturräume) gekündigt hat, der für den Vertreter so wichtig ist, dass er ohne diesen auch sein Vertretervertragsverhältnis nicht fortführen kann. Dann kann er seinen Vertretervertrag zum gleichen Beendigungszeitpunkt wie den vom Unternehmer gekündigten anderen Vertrag kündigen. Auch das ist aber in jedem Einzelfall genau zu untersuchen.
- Kündigung wegen Alters oder Krankheit
Kommt in Betracht, wenn der Vertreter mit Ablauf der Kündigungsfrist sein 65. Lebensjahr vollenden würde (wenn nicht ein automatisches Ende vertraglich vereinbart ist) oder wenn ihm eine Erkrankung die weitere Fortsetzung des Vertrages unzumutbar macht.
In letzterem Falle sollte der Vertreter für eine gute Dokumentation der Erkrankung durch ärztliche Atteste und Ähnliches sorgen, da er die Unzumutbarkeit der Fortsetzung des Vertrages beweisen muss. Ist er sich nicht sicher, käme die Einleitung eines selbständigen Beweissicherungsverfahrens in Betracht. Wenn ohnehin ein Berufsunfähigkeits – Anerkennungsverfahren läuft, sind solche Anstrengungen oft obsolet, da die Versicherungen mit der Bescheinigung der Berufsunfähigkeit auch in aller Regel die Unzumutbarkeit der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses anerkennen; in manchen Verträgen ist auch geregelt, dass der Vertretervertrag im Falle einer anerkannten Berufsunfähigkeit automatisch endet.
Hinsichtlich der Berechnung der Kündigungsfristen und des Versandes der Kündigung gilt das oben Gesagte.
Formuliert sollte die Kündigung wie folgt an:
“Anrede, hiermit kündige ich meinen Vertretervertrag vom… ordentlich wegen Erreichung des 65. Lebensjahres / wegen Erkrankung wie beigefügt bescheinigt, die mir eine Fortsetzung des Vertrages unzumutbar macht, zum…, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Hiermit mache ich meinen Handelsvertreterausgleichsanspruch gemäß § 89b Abs. 3 Nr. 1, 2. Alternative HGB geltend.”
- Fristlose Kündigung
Kommt in Betracht, wenn ein Kündigungsgrund vorliegt, der so gewichtig ist, dass dem Vertreter ein Abwarten bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann. Auch hier ist die Bandbreite groß. Als Beispiel sei genannt: Der Unternehmer behält Provisionen trotz mehrfacher Mahnung ohne erkennbaren Grund ein. Der Unternehmer hat selbst gegenüber dem Vertreter eine unberechtigte fristlose Kündigung ausgesprochen.
Grundsätzlich ist zu beachten, dass einer fristlosen Kündigung eine Abmahnung vorausgehen (§ 314 BGB) muss. Im Falle von Provisionseinbehalten ist also zuvor mindestens einmal abzumahnen und in der Abmahnung anzukündigen, dass der Vertreter bei Nichtbeachtung von seinem fristlosen Kündigungsrecht Gebrauch machen müsste. Im Falle einer unberechtigten fristlosen Unternehmerkündigung ist ausnahmsweise keine Abmahnung erforderlich, da der damit ja schon gezeigt hat, dass er keine weitere Zusammenarbeit möchte, eine Abmahnung also erkennbar aussichtslos wäre. Anders ist dies nur in Fällen, in denen der Unternehmer wegen eines zu Unrecht angenommenen Grundes gekündigt hat, der vom Vertreter aufgeklärt werden kann. Dann müsste er dies auch tun und den Unternehmer dazu auffordern, das Vertragsverhältnis fortzusetzen. Das ist dann also die Abmahnung, kommt der Unternehmer dieser nicht nach, muss der Vertreter fristlos gegenkündigen.
Hier liegt ein häufiger Fehler in der Praxis, da aus dem Arbeitsrecht bekannt ist, dass man unwirksamen fristlosen Kündigungen widersprechen soll. Im Handelsvertretervertragsrecht ist dies gerade der falsche Weg. Hier muss der Vertreter fristlos gegenkündigen, da ansonsten völlig unklar ist, ob der Vertrag nun beendet ist oder nicht. Da eine unwirksame fristlose Kündigung in eine wirksame ordentliche Kündigung umgedeutet werden würde, würde also eine unter Umständen lange Kündigungsfrist den Vertreter weiterhin an den Unternehmer binden, ohne dass er von diesem noch Zahlungen erhält und er könnte auch bei keinem neuen Unternehmer anfangen, da er ja noch im Ausschließlichkeitvertrag zum alten Unternehmer steht.
Auch die Frage, ob eine fristlose Kündigung im Einzelfall berechtigt ist, sollte immer genau überprüft werden, da die Folgen sehr weitreichend sind. Hieran hängt des, ob der Vertreter einen Schadensersatzanspruch gemäß § 86 Abs. 2 HGB und einen Ausgleichsanspruch verlangen kann oder nicht und es sich möglicherweise gegenüber dem Unternehmer schadenersatzpflichtig macht.
Deswegen sollten auch der Grund für die fristlose Kündigung und vorherige Abmahnungen in der Kündigung ausdrücklich erwähnt werden. Der Vertreter muss das Vorliegen eines fristlosen Kündigungsgrundes beweisen.
Kündigungsfristen sind keine zu beachten, hinsichtlich des Versandes gilt das oben Gesagte.
Formuliert sollte die Kündigung wie folgt zahlen:
“Anrede, hiermit kündige ich meinen Vertretervertrag vom… fristlos aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung. Mit Schreiben vom… und… wurden Sie angemahnt, die offenen Provisionen in Höhe von… unter Fristsetzung auszugleichen. Die gesetzten Fristen sind verstrichen. Ein weiteres Festhalten am Vertrag ist mir daher nicht zuzumuten. Hiermit mache ich meinen Ausgleichsanspruch gem. § 89b HGB sowie Schadenersatzansprüche nach § 89 a Abs. 2 HGB dem Grunde nach geltend.”
- AVAD – Meldung
Nach Vertragsende sollte der Vertreter bei der AVAD eine Auskunft darüber einholen, welche Eintragungen über ihn dort vorliegen. Allen Punkten, die nicht richtig sind, sollte er unverzüglich widersprechen. Dies ist durch Schreiben an die AVAD ohne weiteres möglich. Er kann dabei auch z.B. eine von ihm ausgesprochene fristlose Kündigung als Anlage beifügen. Oftmals werden dort auch angeblich offene Provisionsrückforderungsansprüche vermerkt, die nicht anerkannt sind. Auch diesen ist zu widersprechen. Die AVAD notiert dann diese Widersprüche, sodass ein anderer Unternehmer, der Auskunft nimmt, dies gleich erkennen kann.